入社して社会人になったので学生とは異なるコミュニケーションに不安だわ。
ビジネスコミュニケーションにの基本をおさえておきましょう。
こんにちは、よっしぃーです。
学生生活の中で接客業などのアルバイト経験をしている人は、ある程度のコミュニケーションについて先輩から指導を受けてきたかもしれません。
しかし、会社に入って社会人となると学生時代とは、異なるビジネスコミュニケーションが仕事をする上で重要となります。
「自分の能力で仕事についていけるかどうか・・」
「職場のメンバーとうまくやっていけるかどうか・・」
「生活や環境の変化に慣れることができるだろうか・・」
社会人になってこんな不安もかかえることでしょう。
そんな不安を解消するためにもビジネスコミュニケーションを学んでおくと、社会人生活が一転するかもしれません。
ビジネスコミュニケーションとは
ビジネスコミュニケーションとは、ビジネス上で行われるコミュニケーションのことを指します。
具体的には、社内外でのメールや電話、ミーティングやプレゼンテーション、ネゴシエーションなどが含まれます。
ビジネスにおいては、コミュニケーション能力は非常に重要であり、ビジネスの成功に直結します。
ビジネスコミュニケーションの重要性と目的
ビジネスコミュニケーションは、ビジネスの成功に不可欠な要素です。
適切なコミュニケーションを行わないと、業務やプロジェクトの進行に混乱が生じたり、顧客との信頼関係が損なわれたりすることがあります。
ビジネスコミュニケーションの目的は、効果的なコミュニケーションを通じて、業務の円滑な進行や顧客との信頼関係の構築、またはビジネスの成長や目標達成などを実現することです。
ビジネスコミュニケーション4つのスキル
相手の話を聴き取ることで、相手のニーズや問題点を理解し、適切な対応策を提供することができます。聴取スキルを磨くためには、積極的に相手の話に耳を傾けること、相手の表情や仕草に注目すること、質問を上手に使って相手の意見を引き出すことなどが大切です。
発信スキルを磨くためには、相手の立場に立った伝え方を心がけること、正確な情報を提供すること、適切なタイミングで伝えること、明確かつ簡潔な言葉で伝えることが大切です。
プレゼンテーションスキルを磨くためには、プレゼン資料の作成やデザインに時間をかけること、聴衆の興味を引くための工夫をすること、プレゼンの構成を明確にすること、練習を重ねることが大切です。
ネゴシエーションスキルを磨くためには、相手の立場やニーズを理解すること、自分の目的や希望を明確にすること、相手の要求に対してどのように対応するかを考えておくこと、折衝する際には冷静な判断力を持っていることが大切です。
ビジネスメールの書き方の基本ルール
- 件名は具体的かつ簡潔に記載する
- 本文は敬語を使い、明確かつ簡潔に伝える
- 署名には、自分の名前、役職、連絡先を明記する
- 文章の前後には改行を入れ、読みやすくする
コミュニケーションの障害と解決方法
コミュニケーションには、様々な障害が存在します。コミュニケーションの障害が起こる主な原因は
- 言葉の誤解
- 文化やバックグラウンドの違い
- 個人的な感情や態度の違い
- 情報の欠落や誤り
などがあります。
これらのコミュニケーションの障害を解決するためには、相手との信頼関係を構築し、コミュニケーションの目的や内容を明確にし、正確な情報を伝えることが必要です。
コミュニケーションの障害を未然に防ぐためには、相手とのコミュニケーションに対する意識や態度を改善することが必要です。
具体的には、相手に対して尊重や感謝の気持ちを持ち、相手の意見や感情に真摯に向き合い、コミュニケーションを行うことが大切です。
ビジネスコミュニケーションの成功に必要なマインドセット
ビジネスコミュニケーションでのマインドセットの重要性
ビジネスコミュニケーションにおいて、適切なマインドセットを持つことは成功につながる重要な要素です。良好なコミュニケーションを実現するためには、相手の視点に立った思考や対話に耳を傾けること、自己表現の能力、適切なコミュニケーションスタイルを身につけることが必要です。
マインドセットを養うための方法
マインドセットを養うためには、継続的な学習や自己啓発が大切です。自分自身の強みや弱みを知り、自分自身を振り返ることができるようになると、相手との対話においても自信を持ってコミュニケーションを進めることができます。また、相手の立場に立った思考を身につけることも重要です。
成功につながるビジネスコミュニケーションのマインドセットの例
ビジネスコミュニケーションにおいて、成功につながるマインドセットとして以下のようなものが挙げられます。
- 相手の意見に耳を傾け、受け入れる姿勢を持つ
- 相手との共通点を見つけ、共感することができるようになる
- 自分の意見を明確にし、的確に伝えることができる
- 状況に応じた適切なコミュニケーションスタイルを身につける
SE目線の私見
新入社員の時代は20年以上も前になるので、鮮明に覚えていないですが、コミュニケーションにおける失敗で苦労した経験は多くあります。
『SEはそこまでコミュニケーションは必要ないのでは？』と考えているとしたら大間違いです。
高校時代からアルバイト経験を多く培ってきたことより、お金を稼ぐことの大変さはあらかじめ理解していました。
それでも1年～3年くらいはとにかく新しいことやわからないことを吸収するためにコミュニケーションに工夫を積み重ねてきました。そうすることで、信頼関係は生まれてくるものです。
わたしが20年以上のSE経験を経て感じたコミュニケーションで最も大切だと思うことは「相手の立場や状況を理解し、共感すること」につきます。
これさえしっかり理解しておけば、大抵のことはクリアできるのではないでしょうか。
ただし、注意としてはその先の「見返りを期待しない」ことも重要です。
見返りを期待してしまうから、相手の立場に立って考えることができなくなるケースが多いからです。
ビジネスは人と人で成立します。そのことを忘れないことです。
