ファシリテーションってどんなことをするのだろうか
今、ファシリテーションの重要性が増しています
ファシリテーションという言葉を聞いたことはありますでしょうか。
今、リーダーのあり方が変わっていますが、このファシリテーションの重要性が増しています。
簡単にイメージがしやすい例として、人気のテレビ番組「踊る！さんま御殿!!」の明石家さんまさんや「世界一受けたい授業」のくりーむしちゅーの上田晋也さんが非常に分かりやすい名ファシリテーターです。
TVを例にあげてしまいましたが、組織や企業においても、このファシリテーションが重要なのです。
組織や企業の生産性は、会議やミーティングの質に大きく依存します。今、皆さんの所属する組織や企業で、効果的・効率的な会議ができているでしょうか。
会議をしていて
- 物事が決まらない
- 意見が出てこない
- 時間ばかりがかかってしまう
- いつも同じ人ばかりが話している
そんな状況になっていませんか。そのような会議はとても生産的な会議とはいえません。
生産的な会議を作り出すためにも適切で的確なファシリテーションが重要です。
ファシリテーションとは？
ファシリテーションとは簡単に言えば
それを行う人がファシリテーターです。
ファシリテーションの定義
ファシリテーションの定義はどのようになるかというと
事ではないでしょうか。
司会者と異なるファシリテーター
ファシリテーションをするファシリテーターは司会と異なります。
会議でいうと会議の「内容」に立ち入らないで、プロセスを管理します。
■司会者
- 司会者が話し合いの中心にいる
- 会議の内容（コンテンツ）に関与する
- 自分の立場も主張する
- 基本的に上長が行うことが多い
- 会議内での対立状況を収める
■ファシリテーター
- 参加者の間で話し合いが起こる
- 会議の方法（プロセス）を管理する
- 中立な立場で会議をまわす
- 上長が行うとは限らない
- 対立を超えて合意を形成する
ファシリテーターの役割
事前準備
- 会議のレジュメを確認して案内を関係者に配布する。
- 会議で使用するホワイトボードやプロジェクターなど備品を確認する。
- 会議で必要な資料があれば、参加者人数＋αで準備しておく。
会議前半
- 時間厳守で開会します。時間厳守も事前に通知しておくと良いです。
- 開始時に一言コメントの実施するとリラックスできます。
- 会議のルールはしっかりと決定して確認するようにします。
- 議事録は必ず残すように板書係の選定します。
- 会議の目的とゴールは必ず決めて最初に共有します。
- 議題を整理をして、時間や順番を決定します。
会議後半
- 議題ごとの時間をコントロールします。一つの議題で終わらないようにする。
- 参加者全員から発言がでるように意見を引き出すようにする。
- 出揃った意見はしっかり整理する
- 決定事項と次回会議の開催の確認をする。
その他
- ふりかえりの実施をする。
- 最後にも一言コメントで締める。
SE目線の私見
プロジェクトを進める上で、会議には多くの時間を費やします。参加せざるをえない会議の中で「本当に無駄な時間を過ごしているな。」「説明するだけの会議なら二人でやって」「こんなに大人数でやる必要ある？」「時間長すぎない？」「一日中会議で作業が全くできない」と多くの疑問を持っていました。不満に思う会議は会議をコントロールするファシリテーターがいなかったからではないか。そう考えることもあります。議事録を取る役割の人はいても、会議を進行する人は上司やお客さんのリーダーの人だったりするパターンが多いですが、その進行役にファシリテーションのスキルがなければ、生産的な会議は生み出さないでしょう。今までの頼りがいのある筋肉質な前に出るリーダー像から、これからはいろんな人たちを巻き込んで、チームの生産性を高めることができるようなファシリテータがリーダーとしての資質、マネージャー、経営者にとっても必要になるかもしれません。
生産的な会議を生み出すための会議における記事は以下をご参照ください
