この会議、参加する意味があるのだろうか。
会議の達成目標を明確にして、ルール作りをしましょう。
こんにちは、そのみちです。
会議の運営に工夫を！良い会議にするルールづくりの方法
皆さんが参加している会議、果たして本当に価値を生み出しているでしょうか？
多くの会社員が日常的に会議に参加しており、1日の中で相当な時間を費やしています。例えば、1日に1時間会議をしているとすれば、8時間の労働時間のうち12.5%が会議に使われている計算です。会議は、私たちの仕事の中で大きな割合を占める重要な時間なのです。
しかし、次のような不満を持つ方も少なくないのではないでしょうか。
- 「退屈で眠い」
- 「また無駄話が始まった」
- 「開始時間を過ぎても始まらない」
- 「どうせ時間通りに終わらないから、次の予定を入れられない」
こうした不満の原因は、会議の運営や参加者の意識に問題がある場合がほとんどです。会議の時間を無駄にしないためには、参加者全員が一定のルールを守り、会議の進行に意識を向けることが重要です。ここでは、価値ある会議を実現するための工夫とルールづくりについて解説します。
会議の達成目標5点
会議といっても種類や目的は様々ですが、ほとんどの会議は以下の5つの目標に絞られるでしょう。
- 決断すること
- 課題を洗い出すこと（リスト化）
- 情報を共有すること
- 合意すること（説得、納得）
- 段取りや役割分担を決めること
会議のゴールを明確に意識しながら進行することが大切です。もし話が脱線したら、目標を参加者全員に再確認させる発言を行いましょう。
例として、次のような声かけを使ってみてください。
- 「○○を決める必要がありますね」
- 「他に洗い出すべき点はありませんか？」
- 「情報共有はできたでしょうか？」
- 「皆さん納得されましたか？」
- 「段取りと役割分担をここで決めてしまいましょう」
目標を意識し続けることで、会議が効率的に進み、価値ある成果を生み出せるようになります。
良い会議運営のためのルールづくり
会議を効果的に進めるには、3つのタイミングでルールを設けることが大切です。それぞれのタイミングで意識すべきポイントを以下にまとめました。
1. 会議前のルール
会議の準備段階でのルール設定が、会議の成功を左右します。
- 会議の必要性を検討する：その会議が本当に必要かを確認し、目的と目標を明確にします。
- 適切な場所を選ぶ：目的に合った場所を設定しましょう（オンラインかオフラインかなども含めて検討）。
- 出席者を絞る：必要最低限のメンバーに限定し、全員が意義を持って参加できる状態を目指します。
- 適切な準備をする：事前資料や必要な情報を整え、参加者に共有しておきます。
- 準備の責任分担を明確にする：準備が必要な場合は、それぞれの担当者を決めておきましょう。
2. 会議開始時のルール
会議が始まったら、最初の段階で以下の事項を共有することが重要です。
- 目標の確認：その会議の目標を明確にし、全員が共有します。
- 終了時間の確認：会議の終了時間を宣言し、時間内での終了を目指します。
- 会議のタイプを確認：会議が「アイデア出し」「ディスカッション」「意思決定」「情報共有」など、どのタイプに当たるのかを確認します。
- 全員の発言を促す：特にアイデア出しやディスカッションでは、全員が意見を出せる環境を作りましょう。
3. 会議終了時のルール
会議を締めくくる段階で重要なのは、結果を明確にすることです。
- 決定事項の確認：会議で決まったことを全員で確認します。
- 議事録の作成：決定事項や議論の内容を文書化し、参加者に共有します。
そのみちコメント
私がSEとして活動していた頃、会議に対して「この時間、本当に必要だったのだろうか？」と感じることが少なくありませんでした。振り返ってみると、自分自身が当事者意識を持っていなかったことを反省しています。
効果的な会議の運営には、「プレップ・ドゥー・レビュー」（Prep・Do・Review）のプロセスがシンプルで有効だと感じています。
- Prep（準備）：会議の前提と目標を簡潔に整理する（2～3分で完了）。
- Do（実行）：目標に向かって会議を進行する。
- Review（検証）：目標に対してどの程度成果が出たのかを検証する（5分程度で実施）。
このようなプロセスを徹底することで、会議の質を向上させることができます。
また、会議はただの「時間の消費」ではなく、価値を生み出す「生産の場」であるべきです。日本の労働生産性が低いとされる中、会議の「量から質」への転換は、生産性向上と経済活性化の鍵となるでしょう。
まとめ
会議は多くの時間と人員を必要とする、重要な業務プロセスです。以下のポイントを意識することで、価値ある会議を実現しましょう。
会議運営の3つのルール
- 会議前の準備
- 会議開始時の共有
- 会議終了時の確認
さらに、会議のゴール（決断・課題整理・情報共有・合意形成・段取り決定）を明確にし、話が脱線した際には軌道修正する姿勢を持つことが重要です。
会議の質は、参加者一人ひとりの意識と行動に大きく左右されます。たった一言の発言で会議の流れを変えられることもあります。勇気を持って、質の向上に貢献してみてはいかがでしょうか？あなたの一言が、会議の価値を大きく高めるかもしれません。
