この会議、参加する意味があるのだろうか。
会議の達成目標を明確にして、ルール作りをしましょう。
こんにちは、よっしぃーです。
皆さんが参加している会議は何かの価値を生み出していますか？
皆さんは会社員として働いており、1日の中で何かしらの会議に参加していると思いますが、その会議にどのくらいの時間を費やしていますか？
少なくとも平均して1日に1時間くらいはその会議に費やしているのではないでしょうか。
1日の働く時間が8時間としても、その12.5％は会議の時間ですよね。仕事の中でかなりの比率を占める重要な時間ではないでしょうか。
・退屈で眠い
・また無駄話の時間がはじまった
・開始時間過ぎてるけど、始まらない
・どうせ時間通りに終了しないだろうから、次予定をいれられないわ
このような愚痴も吐きたくなるのではないでしょうか。
ちなみにそれは誰のせいですかね？
少なくとも時間を無駄にしないためにも、参加者みんなで意識すべきことは多くありそうですね。
「会議に出席しているのに1つも発言がないなら出席する必要なし」
そんな厳しい会社もあるでしょう。会議を少しでも有意義なものにするために考えてみましょう。
そうは言っても顧客ファーストの会議で勝手なことできないだろう
顧客に理解してもらうために長時間を費やす必要もあるでしょう。
「顧客を怒らせて、商談がなくなったらどうしよう」
「仕事がなくなったらどうしよう」
そう考えるのも当然です。
だからと言って何も考えず、顧客の言いなりに会議をしても、その会議で価値を生まなければ、かえって顧客に迷惑をかけることになります。
まずは、自分が知識をつけた上で、お互いに価値ある会議にしてみてはいかがでしょうか。
会議の達成目標5点
会議と一言にいっても、会議の種類は多くありますが、大半の目標は以下の内容に絞られます。
- 決断すること
- 洗い出すこと（リスト化）
- 情報を共有すること
- 合意する事（説得、納得）
- 段取り役割分担を決めること
会議のゴール（目標）を自分の中で明確にして会議に参加しましょう。
会議で話が脱線した際は、今一度、目標を共有する発言で参加者を促してみましょう。
「他には洗い出すことはないですかね」
「皆さん情報の共有ができましたかね」
「どうでしょうか納得できましたでしょうか」
「とにかく段取と役割を決めてしまいましょう」
参加者全員が目標を見失わないようにすることが大切です。
良い会議運営のためのルール作り
会議のルールを３つのタイミングであらかじめ決めていくことも大切です。
■会議前
- その会議の開催は本当に必要（目的、目標が明確）か検討する
- 会議に相応しい場所を決める
- 出席者をできるだけ限定して絞る
- 適切な準備をする
- 準備が必要な場合は事前に参加者に通知する
- 事前準備は必要に応じて責任を割り当てる
■会議開始時
- 会議の目標を確認して共有する
- 会議の終了時間を確認して共有する
- 会議タイプでプロセスを確認（アイデア、ディスカッション、意思決定、コミュニケーション）
- 会議タイプによっては全員の発言があるように考慮する
■会議終了時
- 結果事項（決定事項）を明確にする（議事録）
会議終了後の議事録を作成しているところは多いですが、開始時や会議前のルールは決められていない会社も多いのではないでしょうか。
このようなルールがしっかりと守られてこそ、会議の価値がうまれるのではないでしょうか。
SE目線の私見
SEとして活動していた時には、会議の有効性については常に必要性の有無を感じることが多くありました。しかし、今となっては当事者意識が足りていなかったことを反省しています。
毎日、多くの時間を費やしている会議では「プレップ・ドゥー・レビュー」（prep・do・review）といった方法が簡単で有効でしょう。
「ドゥー・実行」で目標に向かって実行
「レビュー・検証」目標に対してしっかりの成果が出たか検証する（5分くらいで）
会議が無駄にならないため、当たり前のことですが、前後（準備/検証）がとても大切です。
ほとんどの会社サラリーマンは会議に多くの時間を費やしています。
日本の生産性の低さが懸念される中、時間の有効性を考える上でも、会議は「量から質」へと意識して変えていく事が必要不可欠です。
一人ひとりの会議に向かう知識と意識が日本の生産性向上と経済活性化に影響を及ぼす事は間違いなさそうですね。会議は多くの関係者で行われることより、一人の発言が空気を変えてしまう。勇気ある行動が必要となります。
会議の質はあなたの一言で向上する可能性があるのです。発言の価値は十分にあるのではないでしょうか。
