オンラインでのコミュニケーションは少し難しいなぁ・・
対面と異なるオンラインですので、ちょっとした工夫が必要です。
こんにちは、そのみちです。
オンラインコミュニケーションで9つのチェックと5つの工夫
コロナ禍によりテレワークが一般化した現在、職場でのコミュニケーションもオンラインへと移行しました。この変化に伴い、さまざまな課題や新たな可能性が生じています。
一部では「ストレスが軽減された」という声もある一方で、「意見の食い違いが増えた」「コミュニケーションが不足している」といった悩みを抱える人も多いのが現実です。オンラインコミュニケーションの課題に向き合い、改善していくことが、これからの働き方には不可欠です。
今回は、オンラインコミュニケーションがうまく機能しているかを確認する9つのチェックポイントと、簡単な工夫で改善できる5つの方法をご紹介します。
オンラインコミュニケーションの課題
まずは、オンラインでのコミュニケーションにおける課題を整理してみましょう。上司と若手社員、それぞれの目線から見ると、以下のような悩みが浮かび上がります。
上司が抱える悩み
- 部下の成長を感じられない
- 部下の熱意や姿勢が伝わりづらく、評価が難しい
- 部下が言われたことしかやらない
- チーム全体の仕事の状況を把握しにくい
- 部下の体調や調子の変化に気づきにくい
若手社員が抱える悩み
- コミュニケーションを取る際に躊躇してしまう
- 職場で人と触れ合う機会が少なく、関係性を築きにくい
- 自分を知ってもらう機会が少なく、不安を感じる
- 同僚と気軽に話す機会が減少
- 他の社員がどんな仕事をしているのか見えない
こうした課題を解決するためには、オンラインでのコミュニケーションを意識的に改善する必要があります。
オンラインコミュニケーションの9つのチェックポイント
まずは、オンラインコミュニケーションが十分に機能しているか、以下のチェック項目で確認してみましょう。
- 相槌やジェスチャーを意識的に行っていますか？
相手に「話を聞いている」ことを伝えられていますか？ - 相手が話している最中に別の作業をしていませんか？
視線が画面外にいき、相手に不信感を与えていませんか？ - カメラオフばかりでミーティングしていませんか？
表情やリアクションが見えないと、コミュニケーションの質が低下します。 - 音声環境は整っていますか？
音声が途切れる、聞き取りにくいなどの問題はないですか？ - 部下の雑談を減らしていませんか？
出社時には自然にできていた雑談が、オンラインで消えていませんか？ - 会議が情報共有だけで終わっていませんか？
事務的に終わる会議では、意見交換や活発な議論が生まれにくいです。 - オンライン会議で意見が出ていますか？
一言も発言しない参加者が多い状況になっていませんか？ - メッセージが冷たく感じられていませんか？
文章だけのやり取りで、相手に「冷たい」と思われていませんか？ - 部下がサボっていないか疑うことばかりしていませんか？
オンライン状態やオフライン表示ばかり気にしていませんか？
オンラインコミュニケーションを改善する5つの工夫
オンラインでのコミュニケーションは、少しの工夫を加えるだけで劇的に改善できます。以下のポイントを意識してみましょう。
1. 語尾や顔文字、スタンプを活用する
メッセージの語尾に「！」や「？」をつけたり、適度に顔文字やスタンプを使うことで、感情が伝わりやすくなります。表情が見えない分、明るいトーンを意識するのがポイントです。
2. メッセージを送る前にチェックする
文章が冷たく感じられる表現になっていないか、誤解を生む表現がないか、送信前に一度確認しましょう。
3. 返事はできるだけ早くする
相手の行動が見えないオンライン環境では、迅速なレスポンスが信頼感を高めます。遅くなった場合は、一言添える配慮を忘れずに。
4. 相槌やジェスチャーを普段より大きめにする
オンラインでは表情やリアクションが伝わりにくいため、普段より大げさなくらいの反応がちょうど良いです。
5. スタンプや軽い雑談を取り入れる
業務の合間に雑談やスタンプを活用し、職場でのカジュアルな会話を意識的に再現しましょう。
そのみちコメント
SE（システムエンジニア）の現場では、チームでのコミュニケーションが仕事の成否を左右します。オンライン環境では、対面以上に細やかな配慮が必要です。
信頼関係の構築には、「認知的信頼」と「感情的信頼」の両方が重要です。
- 認知的信頼：メンバーが互いの能力を理解し、頼り合うこと。経験や成果に基づいて向上します。
- 感情的信頼：仲間同士の気遣いや思いやりに基づく信頼。共感を示し、自己開示をすることで強まります。
これらを意識しながら、オンライン環境でも信頼関係を築いていくことが、チームの成功につながるでしょう。
